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La signature électronique : définition, avantages, fonctionnement !

Vous souhaitez vous faciliter la tâche en ce qui concerne la gestion de la paperasse ? Vous devriez introduire la signature électronique dans votre entreprise. En plus d’être moins contraignante, l’e-signature offre bien d’autres avantages.

La signature électronique : définition et avantages

La signature électronique est l’équivalent numérique de la signature manuscrite. Elle ne peut donc s’appliquer que sur les documents électroniques et est également connue sous le nom de signature numérique.

Elle permet d’authentifier le signataire, de garantir l’intégrité du document signé, de signifier l’approbation du signataire et de l’engager à l’égard du document. En plus de contribuer à la transition digitale, la signature numérique a de nombreux atouts.

Signer presque tous les types de documents électroniquement

Tout savoir sur la signature électronique La signature électronique peut être utilisée pour valider la majorité des documents. Ce sont essentiellement les divers types de documents commerciaux (factures, bons de commande, devis, conditions générales de vente, etc.).

Il s’agit également des documents propres à la gestion des ressources humaines : contrats de travail, bulletins de salaire et attestations d’embauche. Cela dit, certains documents ne peuvent être signés électroniquement. Ce sont les mandats de protection future, les conventions de Pacs et les actes de sûretés.

Par exemple, vous pouvez avoir recours à E-signProof, signature électronique sécurisée de documents et autres. Cette solution de signature numérique est adaptée à de nombreux métiers : juridiques, comptables, immobiliers, assurances et entreprises. Elle peut s’implémenter dans des PDF, logiciels de type CRM, ERP, etc. De plus, elle est reconnue dans 177 pays.

Effectuer des opérations rapides et sécurisées

Les signatures manuscrites prennent souvent du temps (notamment à cause de l’envoi du courrier). A contrario, la signature électronique peut être réalisée en quelques clics. L’e-signature est donc un excellent moyen de gagner du temps.

Par ailleurs, la cryptographie, la garantie de l’intégrité du document et la garantie de l’identité du signataire assurent la sécurité de vos opérations. Vos informations sont donc protégées des intersections, modifications et falsifications.

Tracer et suivre les documents en temps réel

De nombreuses solutions de signature numérique vous donnent la possibilité d’avoir accès à des informations telles que la date d’ouverture, de signature ou d’impression du document. Ces informations pourraient vous être d’une grande utilité.

Bénéficier d’une relance automatique et des ordres de signature

La relance automatique est une fonctionnalité qui vous permet d’envoyer automatiquement des messages personnalisés au signataire lorsqu’il vous fait attendre. Aussi, dans le cas où votre document est destiné à plusieurs signataires, les ordres de signature vous permettent de gérer les signatures. Plus concrètement, le signataire n° 2 ne recevra une notification l’invitant à signer que lorsque le n° 1 aura fait sa part.

Constituer un dossier de preuves

Les données informatiques liées à la signature numérique sont enregistrées par le logiciel et automatiquement archivées à la fin de l’opération. Vous n’aurez donc pas à faire d’enregistrements manuels pour avoir des preuves solides.

La signature électronique : fonctionnement

La signature numérique est censée permettre d’identifier l’entité qui l’a apposée et de garantir que le document n’a pas été altéré. Elle doit donc être authentique, infalsifiable, inaltérable et non réutilisable sur un autre document.

À cet effet, un procédé cryptographique (fonction de hachage) est utilisé pour donner toutes les caractéristiques requises à la signature.